Alcance general del servicio

Se convoca la contratación del Servicio de Implementación Audiovisual, Escenario Principal, Equipamiento Digital, Energía Dedicada y Operación Técnica para el auditorio principal del evento "Perú Business Fest 2026", organizado por COFIDE.

El servicio es integral y abarca todas las fases: desde la planificación, diseño técnico e ingeniería, hasta el suministro, transporte, montaje, configuración, operación, mantenimiento correctivo, desmontaje y retiro de toda la infraestructura audiovisual necesaria para el evento.

Las familias macro de equipamiento y servicios incluyen:
1. Escenario principal y estructuras de soporte.
2. Pantalla LED principal (16 x 4 metros).
3. Sistema de sonido profesional (Line array o similar).
4. Sistema de iluminación escénica.
5. Sistema de video, control y reproducción de contenidos (VJ).
6. Circuito cerrado de televisión (CCTV) y sistema de grabación.
7. Infraestructura eléctrica dedicada, incluyendo grupos electrógenos y UPS.
8. Personal técnico especializado para todas las etapas (montaje, operación, desmontaje).

Clasificación y modalidad del contrato

• Clasificación: Se trata de un servicio integral que incluye el suministro, instalación, configuración, operación y desmontaje de equipamiento audiovisual.
• Modalidad: Contrato a suma alzada. La oferta económica debe cubrir la totalidad de las prestaciones requeridas en los términos de referencia.
• Fórmula de reajuste: No aplica.

Ubicación y Plazo

• Ubicación: La ejecución del servicio se realizará en una única localidad:
  • Centro de Convenciones de Lima (LCC), Av. de la Arqueología N.º 206, distrito de San Borja, Lima.
• Plazo de ejecución: El plazo máximo de ejecución es de cuarenta y cinco (45) días calendario, contados desde el día siguiente a la suscripción del Acta de Inicio hasta la presentación del entregable final.
• Hitos clave:
  • Evento (Operación): Del 14 al 17 de octubre de 2026.
  • Montaje e Implementación: Inicia el 12 y 13 de octubre de 2026.
  • Plan Técnico Audiovisual (E1): Hasta 10 días calendario desde el Acta de Inicio.
  • Expediente Técnico (E2): Hasta 20 días calendario antes del inicio del evento.
  • Desmontaje y Retiro: 18 de octubre de 2026.

Condiciones comerciales y contractuales

• Valor de la contratación: Las bases indican expresamente que NO SE DARÁ A CONOCER LA CUANTÍA DE LA CONTRATACIÓN a los proveedores.
• Forma de Pago: Se realizarán pagos parciales contra la aprobación de entregables, según el siguiente cronograma:
  • Entregable E1 (Plan Técnico): Sin pago asociado (su costo se incluye en E2).
  • Entregable E2 (Expediente Técnico): 20% del monto del contrato.
  • Entregable E3 (Implementación y Habilitación): 35% del monto del contrato.
  • Entregable E4 (Operación del Evento): 35% del monto del contrato.
  • Entregable E5 (Cierre Técnico y Documentario): 10% del monto del contrato.
• Adelantos: No se otorgarán adelantos.
• Garantías:
  • Fiel Cumplimiento: 10% del monto del contrato original. Se presenta para el perfeccionamiento del contrato.
• Penalidades:
  • Por Mora: Máximo 10% del monto vigente del contrato. Se aplica la fórmula estándar con un factor F = 0.40.
  • Otras Penalidades: Se establecen penalidades específicas por ocurrencia, con un tope acumulado (mora + otras) del 10% del monto del contrato. Incluyen:
    • Interrupción de pantalla LED (> 5 min): 0.75% por ocurrencia.
    • Interrupción de sistema de sonido (> 3 min): 0.75% por ocurrencia.
    • Ausencia de operador crítico (> 15 min): 0.25% por cargo ausente y por jornada.
    • No disponer de equipo de respaldo comprometido: 0.25% por categoría faltante.
    • Incumplimiento de medidas de seguridad no corregidas: 0.50% por ocurrencia.
• Subcontratación: Permitida hasta un máximo del 40% del monto del contrato, previa autorización por escrito de COFIDE. Se prohíbe subcontratar prestaciones esenciales como la dirección técnica integral y la supervisión general.
• Seguros: El contratista debe contratar y mantener vigentes:
  • Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual: Monto mínimo de S/ 500,000.00.
  • Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (SCTR): Para todo el personal asignado.
• Responsabilidad por Vicios Ocultos: El plazo máximo de responsabilidad del contratista es de un (1) año a partir de la conformidad final del servicio.
• Entidad supervisora: La conformidad de los entregables y del servicio será otorgada por la Gerencia de Innovación y Sostenibilidad de COFIDE.

Requisitos de calificación del postor

A. Experiencia del Postor en la Especialidad

• Acreditar un monto facturado acumulado de S/ 284,970.00 en servicios iguales o similares, durante los últimos quince (15) años.
• Para postores con condición de MYPE, el monto mínimo es de S/ 30,975.00.
• Servicios similares: Servicios de implementación, producción, operación o gestión integral audiovisual para eventos (ferias, congresos, convenciones, etc.) que incluyan componentes como pantallas LED, sonido, iluminación, video, escenarios, entre otros.
• Acreditación: Con un máximo de veinte (20) contrataciones, mediante contratos y su conformidad, o comprobantes de pago con evidencia de cancelación.

B. Capacidad Técnica y Profesional (Personal Clave)

1. Director Técnico Audiovisual

• Formación: Título técnico o grado de bachiller en Ingeniería (Electrónica, Telecomunicaciones, Eléctrica, Mecatrónica) o en Producción Audiovisual, Ciencias de la Comunicación o Ingeniería de Sonido.
• Experiencia: Mínimo tres (3) años desempeñando funciones de dirección, coordinación o supervisión técnica audiovisual en eventos similares.

2. Jefe de Montaje y Rigging

• Formación: Título técnico o grado de bachiller en Ingeniería (Civil, Mecánica, Mecánica Eléctrica, Eléctrica) o en Producción Audiovisual, Producción de Eventos o Mecánica de Estructuras.
• Experiencia: Mínimo tres (3) años desempeñando funciones de planificación, coordinación, supervisión o ejecución de montaje de pantallas LED, estructuras, escenarios o sistemas de rigging en eventos similares.

Criterios de evaluación y puntajes

El puntaje total se calcula con la siguiente ponderación: Evaluación Técnica (70%) y Evaluación Económica (30%). Se requiere un puntaje técnico mínimo de 70 puntos para que la oferta económica sea evaluada.

• A. Experiencia del Postor en la Especialidad (60 puntos)
  • Monto >= S/ 367,098.36: 60 puntos.
  • Monto >= S/ 322,016.10 y < S/ 367,098.36: 40 puntos.
  • Monto > S/ 284,970.00 y < S/ 322,016.10: 20 puntos.
• B. Experiencia Adicional del Personal Clave (40 puntos)
  • Director Técnico Audiovisual (20 puntos):
    • Más de 8 años de experiencia: 20 puntos.
    • Más de 5 hasta 8 años: 15 puntos.
    • Más de 3 hasta 5 años: 5 puntos.
  • Jefe de Montaje y Rigging (20 puntos):
    • Más de 8 años de experiencia: 20 puntos.
    • Más de 5 hasta 8 años: 15 puntos.
    • Más de 3 hasta 5 años: 5 puntos.

Qué incluye y qué no incluye el servicio

• Qué incluye (resumen): Todo lo necesario para la implementación y operación audiovisual del auditorio principal, como diseño, equipos (pantalla, sonido, luces, etc.), estructuras, energía dedicada, personal técnico, montaje, operación, desmontaje y la documentación técnica asociada (planos, memorias de cálculo, etc.).
• Qué NO incluye (explícitamente):
  • Producción conceptual del evento, contratación de ponentes o artistas.
  • Diseño integral de la identidad gráfica del evento.
  • Servicio de internet para el evento (salvo conectividad local entre equipos).
  • Seguridad integral, limpieza general o atención médica del evento.
  • Transmisión pública por streaming.

Dudas / puntos a verificar

• Valor de la Contratación no divulgado: Las bases establecen que el monto o valor referencial no será revelado. Los postores deben formular su oferta económica basándose exclusivamente en los requerimientos técnicos, lo cual representa un riesgo comercial significativo.
• Documentación adicional para el Contrato: Para perfeccionar el contrato (pág. 21), se solicitan los "Anexo 1 y 2 de COFIDE". Estos documentos no forman parte de los anexos estándar de las bases y no se encuentran en el PDF. Es necesario conocer su contenido para preparar la documentación contractual.
• Pago diferido del primer entregable: El Entregable E1 (Plan Técnico) es obligatorio y un hito contractual, pero su pago está incluido en el pago del Entregable E2. Esto implica que el trabajo inicial de planificación no tiene un pago inmediato a su culminación.
• Plazo del Expediente Técnico: La entrega del Expediente Técnico Audiovisual (E2) debe realizarse hasta 20 días calendario antes del evento. Si el contrato se perfecciona con demoras, este plazo podría ser muy ajustado, requiriendo una rápida movilización del postor ganador.